REFERAT FRA GENERALFORSAMLING I FLASKEBEKK VEL 2011

Tid: Onsdag, 8. juni 2011
Sted: Samfunnshuset (Formannskapssalen), Nesodden
Møteleder: John Erik Bjerk
Referent: Stefan Norris

Sakliste og referat

Generelle opplysninger

• 22 personer var tilstede under generalforsamlingen. 18 stemmeberettigete.
• Tilstede fra styret: Anton Havnes (formann), Svend Rand-Hendriksen, Kjell Erik Bjerge (kasserer), Katja Marty Bye og Fredrik Meltzer.
• Årsberetning og regnskap for året 2010-2011 var tilgjengelig for nedlasting på Vellets nettside før møtet, og var lagt fram i papirform for utdeling på generalforsamlingen.
• Generalforsamlingen ble offisielt åpnet av styreformann Anton Havnes kl 19.30.

1. Godkjenning av innkalling og dagsorden.
   • Styrets formann opplyste om at innkalling og dagsorden var slått opp, annonsert, og sendt ut i henhold til Vellets vedtekter.
   • Dagsorden ble presentert.
   • Innkalling og dagsorden ble vedtatt uten innsigelser.
     
     
2. Valg av møteleder.
   • Styret la fram forslag om John Erik Bjerk som møteleder.
   • Ingen motkandidater, motforslag eller innsigelser
   • Vedtak: John Erik Bjerk velges til møteleder for generalforsamlingen 2011.
     
     
3. Valg av referent.
   • Møteleder etterspurte frivillig referent fra salen.
   • Stefan Norris sa seg villig til å være referent.
   • Ingen motkandidater, motforslag eller innsigelser.
   • Vedtak: Stefan Norris velges som referent for generalforsamlingen 2011.
     
     
4. A: Styrets Årsberetning 2010 – 2011.
   • Styreformann leste opp årsberetningen for året 2010 - 2011.
     Diskusjon, kommentarer og vedtak vedr årsmeldingen:
   • Vedr pkt ”Medlemmer”: Styret opplyste om at Styret aktivt bruker Vellets nettside for å formidle informasjon til Vellets medlemmer, i tillegg til at det sendes ut e-post til alle kjente medlemmer (ut fra eksisterende medlemsliste). Medlemmer oppfordres til å sjekke nettsiden for oppdatert informasjon.
   • Kommentar fra et medlem i salen: Styret bes om ikke å sende ut felles e-post hvor alle adressaters e-post adresser er synlige. Styret opplyste at vedtatt praksis er å ikke vise adressaters e-post adresser i slike utsendelser, og beklaget enkeltepisoden det ble siktet til. Styret noterte at rutinene bør gjennomgås for å unngå liknende episoder i framtiden.
   • Vedr. pkt. ”Økonomi”: Avklaring fra Styret vedr skrivefeil. Der det står ”2009/2009” skal det stå ”2009/2010”.
     
   • Vedr punktene ”Dugnad”, ”Petanque og sommerfest”, ”Flaskebar med mer”, ”Konsert og korsang” og ”Badstuelag”: Ingen kommentarer, diskusjon eller vedtak.
     
   • Vedr pkt ”Veilag”: Spørsmål fra salen om Styret har fulgt opp fjorårets vedtak om å arrangere fellesmøte for alle veilagene for å avklare roller, ansvar osv. for eksempel i forbindelse med brøyting. Svar fra Styret: Siden forrige generalforsamling er det avklart at Vellet ikke har ansvar overfor veilagene, og ikke har annet med veilag å gjøre enn evt å støtte dem økonomisk. Derfor har Styret ikke fulgt opp saken eller arrangert det foreslåtte fellesmøtet. Det er opp til veilagene selv evt å arrangere slike møter.
   • Vedr. pkt. ”Strandpromenaden”: Strandpromenadelaget ledes for tiden av Petter Skjelderup. Det har vært foreslått at laget bør organiseres som veilag, men Styret er ikke kjent med om dette er fulgt opp.
   • Vedr. pkt. ”Bryggehusene”: Kort diskusjon om priser og praktiske forhold i forbindelse med evt utleie av husene. Intet vedtak gjort.
   • Vedr. pkt. ”Søndre Flaskebekk brygge”: Kort diskusjon om status vedr dokumentasjon av eierforholdene knyttet til brygga. Forholdet er noe komplisert ved at det er to bruksnummer knyttet til brygga. Kommunen eier det ene. Styret har sikret seg skjøtet som dokumenterer at Vellet eier det andre. Usikkert hvilke parseller / deler av brygga og tomten som knytter seg til hvilke av de to skjøtene. Styreformann viste til at Vellets skjøte spesifikt omtaler ”Brygga” som den eiendommen /parsellen skjøtet gjelder. Styret mener å ha god nok dokumentasjon på at Vellet er registrert eier av brygga til å kunne bestride evt forsøk på salg, omsetning eller endring av brygga gjort av andre. Styret påpeker at det er svært viktig å ta vare på skjøtet som dokumenterer Vellets eierskap og rettigheter.
   • Vedr. pkt ”Kleiva”: Kort diskusjon. Ingen endring eller vedtak.
   • Vedr. pkt. ”Reguleringsarbeidet”: Styret gjorde oppmerksom på en skrivefeil. Der det står ”… for Flaskebekk 7. oktober 2011” skal det stå ” … for Flaskebekk 7. oktober 2010” .
     • Kort diskusjon rundt vedtaket om å overlate videre arbeid med reguleringsplanen til kommunen. Det ble opplyst om at planen overlates til kommunen bare under forutsetning av intensjon og bestemmelser i Planen opprettholdes, og følges opp i samråd med Vellet / styret.
     • Spørsmål kom fra salen om hvorfor styret ikke har gjort noe i forhold til forslag fra kommunen om at fritidsboliger skulle eller kunne omreguleres til helårsboliger. Svar fra Styret: Forslaget er bare et innspill fra politikerne / kommunen i høringsrunden og ikke et vedtak. Styret er kjent med at det har kommet innsigelser på forslaget. Før et formelt forslag til vedtak kommer ønsker Styret ikke å kommentere saken underveis.
     • Kort diskusjon om hvilket statlige nivå som skal ha ansvaret for Flaskebekkveien - fylket eller kommunen. Ingen avklaring eller vedtak.
     • Styret informerte om sannsynlig saksgang / framdrift med reguleringsplanen og opplyste at det sannsynligvis vil være framdriften for den kommunale planen for vann & avløp som vil tvinge fram kommunal håndtering og avklaring av reguleringsplanen for Flaskebekk.
     • Utover dette ingen forslag til endring av tekst eller andre vedtak.
   • Vedr. pkt ”Flaskebekk.no”: Akklamasjon for innsatsen. Ellers ingen kommentarer .
   • Vedr. pkt ”Eiendeler”: Ingen kommentarer .
   • Med dette ble Årsberetningen godkjent av Generalforsamlingen.
     

• B: Styrets Regnskap 2010- 2011.
  • Styrets kasserer, KjellErik Bjerge, presenterte og forklarte Styrets regnskap for 2010 - 2011.
    Diskusjon, kommentarer og vedtak vedr regnskapet:
  • Spørsmål: Kan Styret innvilges regnskapsmessig ”ansvarsfrihet” når de ikke har fått det før nå? Svar fra Styret: Dette er uavklart. Vedtak: Styret fortsetter med gjennomgangen.
  • Spørsmål: Hvorfor er det ikke brukt penger til vedlikehold / reguleringsarbeid? Svar fra Styret: De planlagte konsulentoppdragene knyttet til reguleringsarbeidet ble ikke gjort. Vedlikehold, bl.a. i Nordveien, ble ikke så dyrt som budsjettert.
  • Spørsmål: Hvorfor er ikke kr 19.000,- i sent innkomne kontingenter tatt med i regnskapet? Svar fra Styret: Det har ikke vært praksis for dette før. Tidligere praksis er fulgt.
  • Kort diskusjon om hvordan innkrevingen av medlemskontingenter kan / bør forbedres, for eksempel vha giro eller aktiv purring. Ingen avklaring eller vedtak gjort.
  • Ingen flere kommentarer eller spørsmål til regnskapet.
  • Møteleder foreslo at Regnskapet for 2010-2011 dermed skulle vedtas.
  • Ingen motforslag eller innsigelser.
  • Regnskapet for 2010-2011 ble så vedtatt. Styret får ”ansvarsfrihet” i forhold til regnskapet.
    
    

5. Valg.
   
   • Redegjørelse for bakgrunn og prosess ved Liv Møklebust fra valgkomitéen.
   • Følgende to styremedlemmer stod på valg : Fredrik Meltzer , Katja Marty Bye

• 5.1: Valg av styrerepresentanter:
  • Kort diskusjon om terminene for styrevervene, da det kom fram at innkallingen oppgir feil terminer. Vedtak, etter forslag fra Styret: Begge styremedlemmene velges for 2 år.
  • Valgkomitéen presenterte så to kandidater til styremedlem-verv: Merete Varøystrand og Stefan Norris. Liv ga litt informasjon om begge kandidater, om bakgrunn og motivasjon for å stille som kandidat.
  • Ingen motkandidater eller innsigelser.
  • Merete og Stefan velges til styremedlemmer for 2 år hver, ved akklamasjon.
• 5.2: Valg av styreformann:
  • Valgkomitéen presenterte sin kandidat til styreformann: John Erik Bjerk.
  • Ingen motkandidater eller innsigelser.
  • John Erik Bjerk velges til styreformann for 1 år, ved akklamasjon.
  • Avtroppende Styre ber påtroppende Styre om å konstituere seg selv umiddelbart etter generalforsamlingen.
  • Det nye styret består da av: John Erik Bjerk (Formann, 1 år), Kjell Erik Bjerge (kasserer, 1 år), Svend Rand-Henriksen (1 år), Merete Varøystrand (2 år) og Stefan Norris (2 år).
• 5.3: Valg av Revisor:
  • Valgkomitéen opplyste om at Inger Tuv har vært revisor i mange år, men skal nå flytte fra Flaskebekk og må avtre. Valgkomitéen hadde ingen kandidat til ny revisor, og ba Styret og frammøtte om forslag til kandidater. (T.O. Vellets revisor bør ha tilknytning til Vellet, men ikke til Styret).
  • Øystein Kvalnes, deltaker på generalforsamlingen, meldte seg som kandidat.
  • Valgkomitéen, ved Liv Møklebust, foreslo Kvalnes som Revisor.
  • Ingen motkandidater eller innsigelser.
  • Øystein Kvalnes ble valgt, ved akklamasjon, til Revisor for Flaskebekk Vel for 1 år.
• 5.4: Valg av Valgkomité:
  • Birger Libell og Liv Møklebust sa seg villige til å fortsette som valgkomité i ett år til.
  • Ingen motkandidater eller innsigelser.
  • Birger og Liv ble gjenvalgt til Valgkomitéen for 1 år.
    
    

6. Kontingent.
   • Forslag til vedtak: Kontingenten for medlemskap i Flaskebekk Vel skal fortsatt være på kr 750,- / år.
   • Ingen motforslag, innsigelser eller diskusjon.
   • Kontingenten ble vedtatt satt til kr 750,- for året 2011 – 2012.
     
     
7. Budsjett.
   • Styrets kasserer presenterte og forklarte forslag til budsjett for 2011 – 2012
   • Det kom forslag fra salen om at de estimerte inntektene for 2011 – 2012 bør nedjusteres til å være i samsvar med kontingenter fra ca 110 husstander. Etter en kort diskusjon ble det vedtatt at de estimerte inntektene (kr 110000) for 2011 – 2012 var ambisiøse, men ikke urealistisk høye og blir stående i budsjettet. (Kontingenter fra ca 110 husstander + moms-refusjon + ca kr 19000 overført fra 2010-2011).
   • Det ble så reist spørsmål om hva som utgjør posten ”Møter, sammenkomster, o.l.” på kr5000,- i budsjettet. Styreformann forklarte at dette dreier seg om Styrets små-innkjøp i forbindelse med Vellets fester, for eksempel Juleblot, dugnadspølser, kjeks til generalforsamling, premier til Boule-konkurranse, osv. Det er ikke til dekning av mat, drikke el annet til ordinære styremøter.
   • Ingen andre kommentarer, spørsmål eller forslag.
   • Budsjettet for 2011 – 2012 ble så vedtatt.
     Liv Møklebust takket så utgående styremedlemmer, m blomster. (Katja Marty Bye, Fredrik Meltzer og Anton Havnes), samt takket Inger Tuv (in abstencia) for regnskap og revisjon.

Avtroppende styreformann, Anton Havnes, takket så for oppmøtet, og Generalforsamlingen 2011 ble hevet kl 20:30.

”Bilitt”, Flaskebekk, 17.07.2011
Stefan Norris ( sign )